Клиент строит огромные заводы с нуля, берет весь процесс на себя: проектирование, строительство помещений, подбор, установка и запуск оборудования. Материалы и сложные большие агрегаты поступают со всего мира, десятки подрядчиков участвуют в процессе.

В идеальной ситуации все должно работать синхронно: строительство идет этап за этапом, оборудование запускается с первого раза и вовремя. Реальность сложнее. Поставщик может подвести, новая турбина не заведется, а материал окажется с браком. Это очень критично, потому что задержки одних поставщиков сразу тянут за собой других. Это ведет к многомиллионным простоям. Что делать?

Чтобы спасти строительство от больших потерь, существуют выездные проверки. Заказчик выезжает с аудитом к поставщикам и на разных этапах готовности проверяет заказ: контролирует ход плана, качество изделия, работоспособность. На этом этапе обнаружить ошибку гораздо дешевле.

Если оборудование особенно сложное, — тысячи деталей — то таких выездов может быть несколько за период. Например, турбину собирают полтора года в Германии. За это время специалисты выезжают к производителю пять раз, на каждом этапе готовности. 

Проведение выездной проверки для клиента было непростым, времязатратным и дорогим процессом. Нужно заранее составлять план проверок по всем заказам на годы вперед, назначать исполнителей. При этом часть из них в штате, а часть нанимается в других странах — это дорогие профессионалы. По одному заказу бывает несколько командировок, это могут быть разные аудиторы, поэтому важно хранить историю выездов, иметь доступ к предыдущим замечаниям. 

Нанять эксперта — только начало. Нужно организовать ему командировку, подготовить чек-листы и план проверки, поднять и передать документацию. Цель — организовать все так, чтобы за один выезд специалист проверил все, что запланировано, иначе придется посылать заново. 

Так вот для всего этого процесса не было единой системы. Часть действий совершались и фиксировалась только в офлайне. Отдельная сложность с ведением истории проверок. Отсутствие цифровизации осложняло и делало дороже эту процедуру для клиента.

И клиент обратился к нам за цифровизацией всего процесса выездной проверки и единым решением. 

Запустили работу за полгода до контракта. Начали с обсуждения ТЗ с заказчиком. Большая часть предварительной работы — поиск точек удешевления, аналитика, выявление ключевых функций и отказ от лишнего. Результат — синхронизация. 

Главная цель — система, решающая задачу проведения выездных проверок и обеспечивающая прозрачность каждого этапа.  Она должна существовать в веб и для мобильных устройств.

Пришлось разобрать процесс проверки, понять, что из него переносится в цифру. Выездная проверка у клиента состоит из множества пунктов: планирование, подготовка заявок, чек-листы, техническая документация, данные по предыдущим проверкам. 

До старта эти сущности не были в единой системе, и готовой схемы не существовало. Да, каждый исполнитель для себя понимал, как проходит проверка, и это даже могло работать, но четко прописанного процесса не было. Это мешало цифровизации.

Заказчик на этом этапе не всегда мог сообщить, как правильнее описать тот или иной процесс, потому что отдельные особенности существовали в формате «все все и так понимают». 

Чтобы разобраться во всем окончательно, мы выезжали к клиенту на стройку, вживую выявляли важные составляющие аудита, фиксировали, как исполнители совершают проверку. Отдельно анализировали документы, которые заполняются перед проверкой и в процессе. Параллельно шла серия созвонов, на которых финально обсуждали и фиксировали зарождающуюся схему процессов.

В итоге собрали основной список событий, время прохождения которых наша система должна уменьшить:

• информирование участников процесса, 
• составление и заполнение чек-листов в процессе проверки
• формирование отчетности
• поиск информации по проверке
• проведения ретроспективы по итогам

Подготовили финальную схему. По ней начали создавать продукт.

Система состоит из двух частей: из web-версии и из мобильной версии. Начнем с web-версии.

В ней куратор создает будущую проверку: назначает ответственных, распределяет все участвующие стороны,  добавляет оборудование для осмотра. 

Назначаем участников

Видим список проверок, ищем по фильтрам:

Для ясности запланированные проверки отображаются в виде графика аудитов.

В пару действий можно выбрать аудит и получить ключевую информацию по нему.

Для исполнителей-обходчиков в системе собрано самое нужное: результаты предыдущих проверок, расписание, документация. Плюс можно самостоятельно пополнять список файлов. Документы впоследствии можно видеть в мобильной версии уже на самом обходе.

Их можно добавить в веб-версии, а после обходчик с мобильным устройством сможет линейно закрыть каждый чек-лист, ничего не забыв проверить

В инспекции всегда несколько действующих лиц, поэтому мы реализовали возможность общения между ними:

Вторая часть системы — мобильная версия. 

Это облегченная версия для IOS и Android устройств. Она создана для исполнителей. В ней нельзя создавать проверки, но можно видеть их список, выбирать и проводить нужную.

Мобильная версия позволяет совершать линейный обход. Проверка производится по шагам. 

На каждом шаге можно выставить статус проверки, оставить замечания. 

Важно, что проведение обхода доступно на мобильных устройствах, даже когда нет сети. Работа в оффлайне — сложность всего проекта. Изначально заказчик хотел, чтобы вся функциональность приложения была доступна без сети. Путем долгих груммингов пришли к компромиссу: оставили самое важное в оффлайне, остальное подгружаем при появлении сети.

Например, с появлением интернета, как и в web-версии, становятся доступны обсуждения.

Для IOS, и для Android у нас две версии приложения: гражданская и для внутреннего использования. Первая нужна на случай найма сторонних специалистов. Например, в другой стране. В ней для безопасности реализован ограниченный доступ к материалам проверки, но основная функциональность сохранена. 

Вторая версия — для защищенного смартфона клиента. Ей пользуются только сотрудники, в ней больше возможностей.